La trasformazione degli Eventi: da Off-line a On-line

Un’opportunità da saper cogliere senza improvvisare.

L’epidemia da Coronavirus non si fermerà il 3 aprile. Io sarei stata molto contenta di uscire da questa quarantena e festeggiare il 4 aprile sia la ritrovata libertà che il mio compleanno, ma sappiamo tutti che ciò non sarà possibile. Questa quarantena sarà sicuramente prolungata perché i contagi sono alti, perché non si hanno certezze alcune sullo stato di salute delle persone fuori dagli ospedali e perché in molte parti d’Italia, specie al sud, le persone sono tranquillamente in giro per vicoli e mercati (le immagini credo le abbiamo viste tutti).

Tutti gli eventi e le fiere che erano quindi stati inizialmente posticipati di un paio di mesi, molto verosimilmente saranno annullati e rimandati direttamente al 2021.

Questo per diversi motivi che ti spiego di seguito:

• l’incertezza della situazione: le fiere e i grandi eventi che prevedono la partecipazione di centinaia di persone necessitano di un’organizzazione molto impegnativa e di una programmazione, motivo per cui non è possibile pensare di poter continuare a posticipare le date di mese in mese. Le aziende che investono in una fiera iniziano a lavorarci molti mesi prima e verosimilmente in questo momento faranno fatica ad alloccare dei budget importanti. Anche i partecipanti inoltre devono avere la possibilità di organizzarsi senza troppi disagi.

• l’autunno un periodo caldo: tantissime aziende ed enti hanno spostato gli eventi al prossimo autunno che rischia di essere sovraffollato. Un evento organizzato tra settembre e dicembre rischia una minore visibilità e un’ingente perdita di pubblico in quanto si costringe le persone a una scelta.

• è un’epidemia mondiale: l’epidemia non riguarda solo l’Italia ma tutto il mondo. Se anche noi riuscissimo a tenere sotto controllo l’epidemia entro l’estate e quindi a far ripartire la nostra economia, gli altri Paesi sono stati coinvolti dopo e sono indietro di mesi. La maggior parte degli eventi sono di carattere internazionale e le persone non potranno ancora muoversi, gli spostamenti internazionali saranno ancora bloccati.

• la paura non passa con l’epidemia: le persone non ricominceranno a fare la loro vita normale così in fretta, superare psicologicamente una pandemia di questo tipo sarà quasi più difficile del suo superamento a livello medico. Le persone non ricominceranno immediatamente a frequentare posti affollati ad alto tasso di potenziale contagio; sarà più difficile rincontrarsi.

• le strutture ricettive saranno sicure? Dopo mesi di chiusura e stallo quanti saranno gli alberghi pronti a riaprire? Molti probabilmente non riusciranno a reggere i contraccolpi della situazione e gli altri avranno considerato il fatto che sarà necessario una totale santificazione dei locali?

Fiere come Il Salone del Mobile e VinItaly hanno già dato l’arrivederci direttamente al 2021, presto anche gli altri player faranno la stessa cosa per non rischiare di realizzare eventi sottotono, a basso impatto di presenze e che possono trasformarsi in un vero e proprio bagno di sangue a livello economico.

Gli eventi dall’off-line all’on-line

In questi giorni in molti mi hanno chiesto se era possibile trasformare un evento che nasce off-line con una fruizione on-line. Questo perché, da quando siamo costretti in casa, stiamo assistendo ogni giorno a eventi tra Webinar, Live e Meeting ma non è così semplice.

Un pò tutti stanno in questo momento cavalcando l’onda degli eventi on-line: chi per mantenere alta la visibilità, chi per intrattenere le persone a casa, altri per dare contenuti di valore e formazione e altri ancora per organizzare dei meeting che normalmente sarebbero state noiose riunioni.

C’è però una grande differenza tra la realizzazione di un evento organizzato così al volo in modo del tutto gratuito con 10 persone o qualche centinaia e un vero e proprio evento che deve fare fatturato. Io stessa in questo periodo sono molto più presente sui social anche con delle dirette live, proprio per condividere del valore e dare alle persone l’opportunità di conoscere meglio gli strumenti della comunicazione. Mi è bastato comprare un ring light, una web cam e attivare una piattaforma apposita ed il gioco è stato semplice.

Diverso è sicuramente trasformare un evento che nasce off-line in on-line perché l’ingaggio e l’attenzione del pubblico è sicuramente inferiore. Le persone infatti spesso usano questi eventi anche per fare networking e conoscere persone nuove, non solo per seguire i contenuti dell’evento di per sé. Non dico quindi che sia impossibile ma è un’operazione che va sicuramente strutturata e analizzata nel dettaglio. In ogni caso richiede comunque la presenza di un’equipe di tecnici atti a gestire la regia dell’evento forse anche in modo più maniacale di un evento dal vivo, così come è necessario avere un event manager che segue tutta l’organizzazione del dietro le quinte e la corretta gestione dei tempi della programmazione. La comunicazione va strutturata molto bene e gli investimenti di marketing sono molto più importanti perché sarà necessario convincere il pubblico che l’evento non perderà in qualità e contenuti per cui sarà necessaria una costante presenza, una visibilità e una squadra di persone addette al back office pronte a gestire qualsiasi richiesta a distanza. L’ingaggio delle persone poi è fondamentale, bisogna riuscire a tenerle incollate a uno schermo per 6 o 7 ore e questa è indubbiamente una bella sfida.

Ideare un evento nativo on-line

Ancora una volta questo fermo obbligato ci porta una grande opportunità, la possibilità di creare e ideare dei nuovi format di eventi per piattaforme on-line.

Ora che siamo diventati tutti così smart e costantemente connessi potrà essere molto più facile pensare di partecipare a degli eventi a distanza cosa che prima magari non ci sarebbe mai venuto in mente.

Dalla difficoltà può nascere un’opportunità e da giorni ho la testa che mi frulla in questo senso e alcune idee mi sono già venute. Un format che può essere rivoluzionario e avere un impatto piuttosto forte sul mercato perché può costituire la vera alternativa alla presenza fisica, un nuovo modo di pensare agli eventi, un totale cambio di paradigma.

A conclusione: il 4 aprile è il mio compleanno, ricordati di farmi gli auguri, così mi sentirò un pò meno sola! ☺️❤️

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